Nu het coronavirus nog steeds rondwaart en er weer strengere maatregelengelden, zien werkgevers zich gedwongen hun personeel thuis te laten werken. Met allerlei uitdagingen op ICT-gebied van dien. Maar wat werkt nu wel en wat absoluut niet? Wat zijn de kansen en wat zijn de bedreigingen? Welke vraagstukken levert het gedwongen thuiswerken op? We vroegen het aan enkele IT-experts uit onze streek.
TEKST SANDRA ZUIDERDUIN/TEKSTONTWERP
Ineens was het daar: de komst van COVID-19 in maart van dit jaar. En daarna werd alles anders. We kregen te maken met een lock-down waarin mensen verplicht thuis moesten werken en ook nu weer krijgen we het dringende advies om ons werk thuis te doen. Maar is onze ICT daar wel toereikend genoeg voor? “De grootste uitdaging nu”, licht Martien Wijnands van BMP Datapartners zijn antwoord hierop toe, “ is om de mensen op de juiste manier te laten samenwerken. Je kunt nu immers niet eventjes langs lopen bij elkaar, dus mis je een stukje communicatie.”
Om dit bij MKB-bedrijven wél goed te laten verlopen, adviseert de Teamleader System Engineers zijn klanten geregeld om slimme tools zoals Microsoft Teams in te zetten. “Een geweldig platform om snel te videobellen en bellen wat ook aan een bestaande telefooncentrale gekoppeld kan worden. Groot voordeel is verder dat juist die informele communicatie nu direct gekoppeld wordt aan projecten en dus geregistreerd wordt.” Iets wat in de normale werksituatie van daarvoor eigenlijk nog niet gebeurde.
Veilig werken en werkplekcontrole
Wat dat betreft ziet Wijnands dan ook de voordelen van alles. “De mogelijkheden zoals Microsoft Teams waren al langer, maar het bewustzijn nog niet. Nu wordt dat door de situatie ingegeven.” Belangrijk daarbij is volgens hem om goed na te blijven denken over hoe er op een veilige manier met alle bedrijfsinformatie wordt omgegaan. “Dus steek niet alleen tijd en geld in de technische oplossingen, maar ook in het inlichten van het personeel over veilig werken en werkplekcontrole. Thuiswerken brengt namelijk risico’s met zich mee en mensen zijn daarin de zwakste schakel.”
Iets wat ook het gros van de klanten van Auton hebben ondervonden. “Veel van hen werken op de veiling in Rijnsburg, maar ook dat werd met de lock-down ineens drastisch beperkt”, vertelt Graham Belet. “Zo mochten er veel minder handelaren komen en de rest moest maar overgaan op digitaal veilen. Dat zorgde natuurlijk voor veel problemen en vragen. Want hoe log je bijvoorbeeld veilig in op een bestaande laptop? Hoe kan je je medewerkers zo veilig mogelijk laten werken? En hoe kan je op een goede manier je bedrijvigheid door laten gaan zonder Flora?”
Investeren, maar ook kosten besparen
Vraagstukken die om de nodige investeringen vragen. Maar geld besparen, vindt Belet in deze tijd minstens zo belangrijk. “Natuurlijk is het heel goed om kosten te maken voor al die benodigde investeringen, maar hoe kunnen nu die maandelijkse kosten omlaag als je business minder wordt? In de bloemenhandel heb je tenslotte te maken met enorme kostenposten als de handel stilstaat. Dus hebben wij samen met onze bestaande klanten ook erg gekeken naar waarop ze kunnen bezuinigen.”
Minimaliseren van de lopende kosten dus. “Een extra internetlijn hier, een simkaart daar, een veel te duur servicecontract of een tribunezetel voor iemand die allang uit dienst is… Soms zijn bedrijven zelf het overzicht kwijt en daarom lopen wij dit met de klant goed na. Wat heb je, wat heb je nog nodig en wat kan weg? Ik ken gevallen waarin er soms 400 à 500 euro per maand bespaard kon worden. En dat is natuurlijk wel erg welkom als er ergens een vrachtwagen vol bloemen stilstaat.”
Maatwerk bij iedere klant
Maatwerk dus, iets wat ook Henk Nachtegaal van Effect ICT Solutions belangrijk vindt. “Zo hebben we veel met onze klanten gespard. Wat wil je en waar wil je naartoe, wat heb je, wat kunnen we nog hergebruiken en wat heb je dan nog nodig? Dat is geen pasklaar antwoord voor iedereen. Een architect die op afstand 3D wil tekenen, heeft immers andere eisen dan iemand die alleen maar met Word en Excel werkt. Het is belangrijk dit per klant afzonderlijk te bekijken en goed in te schatten welke techniek bij de organisatie past.”
Zo is de één enkel al geholpen met het inzetten van Microsoft Teams, terwijl een ander de complete infrastructuur naar de Cloud migreert. “Kleine bedrijven zijn daar veel flexibeler in, omdat ze vaak weinig eisen hebben en dus sneller kunnen acteren.” Wel merkt Nachtegaal dat het per branche heel verschillend is hoe hierin geïnvesteerd wordt. “Waar sommigen momenteel booming zijn en met allerlei nieuwe ideeën komen, zijn anderen heel afwachtend.”
Wat uiteraard begrijpelijk is en daarom heeft Effect ICT een mooie MKB oplossing bedacht. “Zo hebben we een shared omgeving gebouwd waar bedrijven veilig een remote online werkplek kunnen gebruiken. Ze kunnen dus overal inloggen op een pc die in beveiligde serverruimte staat, zonder zelf te hoeven investeren in hard- en software. Een ideale oplossing voor deze tijd, want deze dienst is per maand te up- of downscalen. Voor een vast bedrag per maand ben je dus flexibel én weet je waar je aan toe bent.”
Met meerderen van thuis één werkplek maken
Voor veel klanten van Arjan Heusdens van Zola.nu veranderde er niet zoveel. “Ik heb veel ZZP’ers als klant en die waren al grotendeels gewend en ingericht op thuiswerken. Maar nu kwamen daar ook de thuiszittende kinderen nog bij. Ineens moesten meerderen van thuis een werkplek maken en dat leverde veel vragen op. ‘De kinderen zitten ook op het netwerk met hun laptop, maar kunnen ze dan niet met de bestanden aan de haal? Wat kan wel en wat niet? En als het níet goed gaat, wat dan?’”
De investeringen daarvoor verschilden echter enorm. “Sommigen gooiden het helemaal om en wilden het beste van het beste in de Cloud. Anderen zeiden: ik verlies al zoveel geld, moet ik nu nog meer betalen? En er waren ook enkelen die helemaal niet in de Cloud wilden werken en liever hun werk mee naar huis namen, het daar overzetten en lokaal werkten. Het voordeel is dat je minder afhankelijk bent van je netwerk thuis, maar als je iets vergeet, dan raak je dingen kwijt.”
Basis goed ingericht? Veilig werken!
Dan ziet hij toch duidelijke voordelen aan Cloudwerken. “Zo worden je wijzingen real time opgeslagen en kun je dus eigenlijk niks kwijtraken. Bovendien kun je met elk apparaat overal veilig werken. Toch hangt er nog vaak een negatieve sfeer omheen, omdat mensen zich afvragen wie hun bestanden dan kan lezen. Maar als je de basis goed inricht, dan is er niks aan de hand. Het is alleen even wennen aan een andere manier van werken en jezelf en je collega’s daarin trainen.”
En dat wennen zorgde ook voor veel vragen aan PWA B.V. “Alles verliep ineens anders dan normaal”, aldus directeur Steph de Jong. “In die eerste golf was er een enorme run op laptops. Ze waren niet aan te slepen. Nu krijgen we meer gedetailleerde vragen, bijvoorbeeld om ook de zakelijke telefonie thuis te regelen. Het gaat niet alleen meer om die laptop thuis, maar om een kwalitatieve werkplek waar medewerkers productief, veilig en ergonomisch kunnen werken.”
De drie pijlers waar PWA zich dan ook op richt. “Allereerst moet je met een goede thuiswerkplek alles kunnen wat op het werk ook kan: bestanden inzien, bewerken en delen, bellen en samenwerken. Als dat goed ingericht is, kan je net zo goed als op kantoor en dus productief thuiswerken. Daarnaast is veiligheid van belang. Maar dat is in alle aspecten bij ons gewaarborgd. Met techniek is het mogelijk om veilig te werken, terwijl het voor de gebruiker makkelijk blijft.”
Ergonomie onderbelicht, maar ook belangrijk
Minstens zo belangrijk, maar erg onderbelicht, vindt De Jong ergonomie. “Dat je thuis net zo fijn kunt werken als op kantoor”, legt hij uit. “Dus heb je op het werk twee beeldschermen en een headset? Dan raden wij aan dat ook bij thuis te faciliteren.” Al met al merkt hij dat werkgevers hier best welwillend in zijn. “Ineens heb ik heel andere gesprekken met directeuren dan daarvoor. Waar thuiswerken eerst voorzichtig werd bekeken is het nu opeens vanzelfsprekend. De hele mindset over de manier van werken verandert.”
Ook Barry Verdel van Verdel ICT & Media mag momenteel zeker niet klagen. “We zagen en zien vooral onze Cloud-omzet enorm toenemen. Wat natuurlijk logisch is, want iedereen moest ineens noodgedwongen over op thuiswerken. Dat was al een trend, maar de komst van COVID-19 heeft dit wel enorm versneld. In de eerste tijd hadden we het dan ook heel druk om iedereen zo snel mogelijk thuis te laten werken en mensen daarop voor te bereiden. Zo gaven we via Microsoft Teams bijvoorbeeld trainingen om medewerkers vaardig te maken in het online samenwerken. Nu merken we dat meer en meer mensen zich beseffen dat we nog lang niet van het virus af zijn. Hierdoor kijken ze duurzamer naar hoe er beter thuisgewerkt kan worden.”
Veel vraag naar hybride oplossingen
Waar kleinere organisaties zich vooral nog met functionele vragen melden, ziet de eigenaar van de ICT dienstverlener dat grotere organisaties meer belang hechten aan het goed regelen van de veiligheid, juridische rompslomp en arbotechnische zaken. “Maar als je de moderne oplossingen goed heb ingericht, dan moet dat geen verschil maken”, meent Verdel. De alsmaar toenemende vraag naar hybride oplossingen is voor zijn bedrijf dan ook geen enkel probleem. “Thuiswerken, op kantoor of bij de klant? De werkplek die wij standaard opleveren, is hier al op voorbereid. En dat is uitkomst voor velen, merken we. Want lang niet alle medewerkers willen thuiswerken. Met een hybride oplossing kunnen werkgevers toch hun kantoor openhouden, maar dan wel met minder drukte.”
