Thema Facility management
Facilitair management is een verzamelnaam voor alle ondersteunende activiteiten in een bedrijf. Enerzijds betreft het zaken op strategisch niveau zoals de huisvesting, de inkoop en de beveiliging, anderzijds gaat het om praktische zaken als de koffie, de catering, de schoonmaak, het meubilair en de groenvoorziening van een bedrijf.
Op deze pagina’s zetten we op een rij wat facilitair managers en medewerkers allemaal doen en wat de trends zijn. We doen dit aan de hand van de drie belangrijkste thema’s voor bedrijven: de ideale werkplek, schoonmaak en catering en koffie.
De ideale werkplek
In Nederland investeren organisaties mondjesmaat in gezondheid en vitaliteit. Terwijl studies aantonen dat iedere geïnvesteerde euro zich in de regel twee tot drie keer terugverdient. De gezonde werkplek is een samenspel van de vier B’s: body (fysieke gezondheid), brain (mentale gezondheid), behavior (gezond gedrag) en building (gezonde werkplek en werkomgeving).
Interieur
Een werkomgeving waarin productief en prettig wordt gewerkt, staat of valt met een goed interieur. Het spreekt voor zich dat dit allesbehalve een standaard interieur moet zijn. Het moet immers bestand zijn tegen allerlei vormen van gebruik en geschikt zijn voor diverse gebruikers. En er mag een inspirerende werking van uitgaan. Denk dus aan (dag)licht en aan natuurlijke kleuren, maar wees ook niet bang om af en toe eens een stevig kleuraccent te gebruiken. Creëer een sfeer waarin mensen zich prettig voelen. Dat gevoel hoeft zich niet alleen maar te vertalen in een lekker bureau of een fijne stoel. Het interieur zou mensen de kans moeten bieden om te werken zoals zij dat willen. Waarom bijvoorbeeld geen faciliteiten voor staand werken of staand vergaderen op je kantoor creëren?
Flexplekken
Een prettige werkomgeving zorgt ervoor dat de gebruiker enerzijds de mogelijkheid krijgt om collega’s en klanten te ontmoeten en samen te werken en anderzijds in stilte individueel werk uit te voeren. Die behoeften kunnen gedurende de dag verschillen. De werkomgeving moet daarom gevarieerd worden ingericht, zodat iedereen goed zijn of haar plek kan vinden. Keuzevrijheid speelt daarbij een belangrijke rol, waarbij het de vraag is of medewerkers een flexplek willen of toch hun eigen werkplek.
Een kantoor en andere bedrijfsruimtes schoonmaken start met de vraag of je dit werk uitbesteedt of juist niet?Dat vraagt behoorlijk wat van de organisatie. Die dient immers over voldoende ruimte te beschikken om werkplekken van goede kwaliteit te creëren en ervoor te zorgen dat die werkplekken ook voor iedereen beschikbaar zijn. Er is in deze optimale werkomgeving dus geen plek voor hiërarchische regels: iedereen moet eigenlijk van elke ruimte gebruik kunnen maken. En dan is het ook nog eens prettig wanneer die diversiteit aan werkplekken zich dichtbij bevindt. Zodat je niet het halve kantoor door hoeft te lopen om even rustig een belletje met een klant te kunnen plegen.
Luchtkwaliteit
Het lijkt misschien een open deur intrappen, maar de temperatuur en de luchtkwaliteit zijn van groot belang voor de ideale werkplek. Probeer maar eens achter je laptop te werken wanneer je vingers koud zijn. Best lastig. Aan de andere kant leidt te warm ook weer tot klachten. Je wordt er slaperig van en dat komt de productiviteit niet ten goede. De ideale temperatuur in een kantoorpand ligt op 21 graden.
De luchtkwaliteit sluit hier eigenlijk naadloos op aan. Het schort nogal eens aan de kwaliteit van de lucht op kantoor. Wanneer het te droog is, bijvoorbeeld doordat er veel gestookt wordt, kan het ophangen van verdampingsbakjes helpen. Ventileren is eveneens een optie en ook het plaatsen van planten in werkruimtes verhoogt de luchtkwaliteit. Met een goed binnenmilieu gaat de productiviteit omhoog. Wat extra groen zorgt daarnaast voor sfeer, waardoor het altijd en overal prettig werken is.
De coronapandemie heeft extra nadruk op schone lucht in kantoor gelegd. Ventileren wordt als cruciaal gezien voor een coronaproof kantoor. Ook blijkt dat het recirculeren van de lucht via het ventilatiesysteem er juist voor kan zorgen dat virusdeeltjes verspreid worden. Daarom adviseren experts bijvoorbeeld om volledig met buitenlucht te ventileren.
Thuiswerken
Sinds corona werken veel mensen vanuit huis. Steeds meer onderzoeken wijzen uit dat medewerkers dat willen blijven doen. Ook daar is het belangrijk om een goede werkplek in te richten. Daarnaast is er een hybride systeem ontstaan, waarbij mensen deels thuis en deels op kantoor werken.
Ook gezondheid en een gezonde levensstijl zijn door corona weer extra onder de aandacht gekomen. Dit kan zich vertalen in de mogelijkheid om samen te sporten en te ontspannen, op de werkplek zelf of na werktijd, bijvoorbeeld samen hardlopen of wielrennen.
Smart building
Een van de trends op het gebied van facilitair management en de huisvesting van bedrijven is de zogeheten smart building. Denk bijvoorbeeld aan slimme gebouwinstallaties om het energieverbruik te managen, handige apps om een vrije werkplek te vinden, sensoren in prullenbakken, sanitaire ruimtes en vergaderruimtes, en persoonlijk instelbare werkplekken. Inzicht, controle en comfort zijn de kerndoelen van smart building-technologie.
In een smart building is de aanwezige technologie afgestemd op de medewerker of bezoeker en de activiteiten die in het gebouw plaatsvinden. Van de parkeerplaats tot de ontvangstruimte en van de werkplek tot aan een vergaderzaal denkt het gebouw met de persoon mee. Meerdere systemen voor bijvoorbeeld de verlichting, verwarming, toegangsbeheer, ventilatie en airconditioning, beveiliging en audiovideo werken soepel met elkaar samen.
Het gebouw leert, stimuleert en verzamelt gegevens. Deze worden gebruikt om processen te optimaliseren, fouten te verminderen en de gebruikservaring te verbeteren. Een smart building begrijpt de behoeften van de gebruikers en zorgt dat medewerkers efficiënt kunnen samenwerken en zo productief mogelijk kunnen zijn.
Schoonmaak
Een van de hoofdtaken van de werkgever is zorgen voor schone werkplekken en schoon sanitair. Een kantoor en andere bedrijfsruimtes schoonmaken start met de vraag of je dit werk uitbesteedt of juist niet? Daarnaast sta je voor nog een keuze: laat je kantoren schoonmaken buiten kantooruren of doe je dat overdag wanneer iedereen op kantoor aanwezig is en je dus gestoord kunt worden door iemand die je bureau komt schoonmaken?
Uit onderzoek blijkt dat organisaties in negen van de tien gevallen er voor kiezen de schoonmaak van hun werkplekken uit te besteden aan een professioneel schoonmaakbedrijf. Het goed managen van schoonmaakbedrijven kan een organisatie geld en kwaliteit opleveren. Maar hoe doe je dat? In elk geval is het belangrijk dat de opdrachtgever duidelijke doelstellingen vaststelt en die bespreekt met het schoonmaakbedrijf. Op basis daarvan kunnen afspraken worden gemaakt met het bedrijf dat het kantoor schoonmaakt.
Extra waardering
Het belang van een positieve klant- en medewerkersbeleving wordt steeds meer onderkend. Schoonmaakbedrijven merken dat: hun opdrachtgevers vragen om een schone en frisse werkplek, zodanig dat iedereen ook merkt dat dit het geval is. Alleen: een schoon gebouw levert nauwelijks (extra) waardering op. ‘Schoon’ is iets wat normaal wordt gevonden en waar geen hoge cijfers voor worden gegeven. Wat steeds meer opdrachtgevers eigenlijk vragen van schoonmaakbedrijven is: maak zodanig schoon dat de verwachtingen van klanten, bezoekers en medewerkers worden overtroffen. Dat lukt niet alleen met een schoon gebouw. Dat lukt vooral met mensen – de schoonmakers zelf; zij maken het verschil. Schoonmakers die overdag het kantoor schoonmaken, zijn zichtbaar, onder andere door klantvriendelijk gedrag.
Robotisering
Een van de trends op het gebied van de schoonmaak is robotisering. Dat zit nu nog in de experimentele fase. Maar de verwachting is dat personeelskrapte de technische ontwikkelingen en de robotisering gaan versnellen. Waar men eerst bang was dat schoonmakers thuis zouden komen te zitten omdat de robots hun werk doen, zijn er nu gewoonweg te weinig mensen.
Verder is er steeds meer aandacht voor zelfreinigende materialen en middelen zoals zelfreinigend glas en bladoppervlakten met speciale coatings. Dat soort technische ontwikkelingen maakt dat schoonmaak niet of minder vaak nodig is.
Bedrijfscatering en koffie
Iedereen kent het verhaal van het koffiemeisje en de directeur. Wanneer de directeur een dag ziek is, gaat het werk gewoon door, maar als het koffiemeisje ’s morgens niet op het werk verschijnt, is Leiden in last. Koffie is nodig om wakker te worden en op te starten, om te socializen met collega’s of om even de sleur van het dagelijkse werk te doorbreken.
Koffieautomaat
Anno 2022 is het koffiemeisje vervangen door een koffieautomaat op basis van verse bonen en een bedrijfsrestaurant, maar koffie, thee en water in het bijzonder en catering in het algemeen zijn nog steeds de brandstoffen waarop een bedrijf draait. Bedrijven besteden tegenwoordig meer tijd en geld aan bedrijfscatering. Waarbij het belangrijk is dat zij erkennen dat werknemers niet altijd gezonde keuzes maken wat betreft voeding. Werkgevers daarentegen hebben wel steeds vaker oog voor gezonde voeding in het bedrijfsrestaurant. Bij het realiseren van een omgeving waarin gezond eten en drinken centraal staat, is het de kunst om niet met het vingertje te wijzen maar vooral te proberen de medewerker te verleiden tot gezondere keuzes.
Uitbesteden?
Eén van de belangrijkste vragen op het gebied van bedrijfscatering is: wel of niet uitbesteden? Wat beter is, is afhankelijk van de situatie. In een krimpende economie is de neiging tot dingen in eigen beheer doen sterk aanwezig, en in een groeiende economie is de neiging om uit te besteden weer veel groter. Ieder bedrijf maakt daar zelf een keuze in.
Een trend die op cateringgebied speelt, is het tegengaan van voedselverspilling en duurzaamheid. Een tastbaar voorbeeld: plantaardige voeding en vegan producten vervangen steeds vaker dierlijk voedsel, waarmee een belangrijk aandeel wordt geleverd aan de vermindering van de CO2-uitstoot. Het is nog te vroeg om te constateren dat het broodje kroket uit het assortiment verdwijnt, maar steeds vaker zijn de producten die op de menukaart staan in het bedrijfsrestaurant, gevarieerder en gezonder. n
Wat valt er allemaal onder facilitair management?
Managers en medewerkers die werkzaam zijn in het facilitair management, houden zich met de volgende zaken bezig:
Inkoop: inkoopmedewerkers kopen producten of diensten in ten behoeve van de kernactiviteiten van een bedrijf. Zij onderhouden de contacten met leveranciers, vaak op basis van opgestelde contracten, en checken of zij zich in de in het contract afgesproken afspraken houden.
Logistiek: logistieke medewerkers zorgen ervoor dat de juiste spullen op de juiste tijd en op de juiste plaats in het bedrijf aanwezig zijn. Veelal vindt hierover afstemming plaats met inkoop, bijvoorbeeld als er goederen op voorraad moeten worden gehouden.
Catering: hieronder valt alles wat samenhangt met eten en drinken in een bedrijf. Denk onder andere aan koffie, thee en andere dranken, automaten, lunches, recepties en bedrijfsfeestjes en kantines en bedrijfsrestaurants.
Huisvesting: hieronder vallen zaken als onderhoud aan het gebouw en de aan het pand verbonden installaties. Verder verzorgen medewerkers van deze afdeling ook gebouwgebonden zaken als water, gas, elektra, verhuizingen en kleine verbouwingen.
Kantoorinventaris: dit gaat over de inrichting van de kantoren. Hierbij wordt ook gelet op het ergonomisch verantwoord zijn van de inventaris in het kader van de Arbo-wetgeving.
Schoonmaak: de afvoer van vuil, papier en voedselresten: een belangrijk onderdeel hiervan is het schoonhouden van de kantoor- en gemeenschappelijke ruimtes. In sommige organisaties, zoals ziekenhuizen, verzorgt deze afdeling van het facilitair bedrijf ook het wassen van bedrijfskleding, beddengoed e.d.
Beveiliging: hieronder valt de bewaking en beveiliging van het gebouw en terrein, en tevens het onderhoud en registratie van sloten, de uitgifte van sleutels en het bijhouden hiervan in een sleutelplan. Maar ook de veiligheid van de medewerkers door middel van onder andere een bedrijfshulpverlenings-organisatie eneen calamiteitenevacuatieplan.
Groenvoorziening: voor onder andere een beter leefklimaat, zowel binnen als buiten. Hierbij gaat het onder andere om het groen buiten maar ook de planten en ander groen in een pand.
Postkamer: verzorgen van de inkomende en uitgaande post inclusief archivering, reproductie en ICT.
Servicebalie of -desk: grotere bedrijven hebben een aparte afdeling voor storingsmeldingen, reserveringen en klachten.
Deze worden vaak in een meldingssysteem vastgelegd. Bij reserveringen moet men denken aan vergader- en conferentiezalen inclusief audiovisuele of multimediale projectie- en presentatiemogelijkheden. Vaak gebeurt dit in samenwerking met de cateringafdeling of een klusjesman.
